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UPDATE: inzwischen wurde RTM komplett überarbeitet und bietet einen modernen und ansprechenden Look. Die Funktionalität ist aber wie im Beitrag beschrieben erhalten.

Der ToDo Pionier Remember The Milk (RTM) ist immer noch top. Warum das so ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

RTM bietet Funktionen und Flexibilität, die es bei vielen Konkurrenten nicht gibt. Es sind vor allem die vielen kleinen nützlichen Dinge, die Remember The Milk so leistungsstark machen. Wenn Sie bereit sind sich ein wenig einzuarbeiten, bekommen Sie dafür eine äußerst leistungsfähige Aufgabenverwaltung.

1. Flexibilität:

RTM_1

Ein großer Vorteil von RTM ist, dass es sich an Ihre persönliche Arbeitsweise anpasst. Es gibt kein statisches und starres vorgefertigtes Korsett. Vielmehr liegen die Möglichkeiten und Grenzen im Auge des Anwenders.

2. Shortcuts und Smart Add

Wer täglich mit seiner Aufgabenplanung arbeitet, der wird die Schnelligkeit der Taskeingabe sehr zu schätzen wissen. Shortcuts können viel Zeit sparen. Der Konkurrent ToDoist bietet nicht einen Bruchteil der Tastaturkürzel an. Für Ihre Produktivität können diese einen großen Unterschied bedeuten. Die Funktion Smart Add erlaubt während des Tippens eine schnelle und natürliche Sprache um Aufgaben zu terminieren, Zeiten zu schätzen, Orte hinzuzufügen oder periodisch wiederkehrende Aufgaben einzufügen. Tippen Sie beispielsweise ein ^, erscheinen prompt die nächsten Tage zum schnellen anklicken. Tippen Sie einfach das ein, was Sie sagen würden um aufgaben zu terminieren, wie „in zwei Wochen“und schon haben Sie den exakten Termin in 14 Tagen in Ihrem Kalender.

3. Native Apps für Android, IOS und Blackberry

Für ein ToDo Werkzeug unerlässlich sind gute mobile Anwendungen. Unterwegs in der Bahn schnell ein paar Aufgaben hinzufügen oder abarbeiten ist mit RTM kein Problem. Sogar offline geht dies einwandfrei. Der Milk Sync sorgt bei der nächsten Internetverbindung wieder für einen Gleichstand auf allen Systemen. Die kostenfreie Variante enthält nur einen Sync pro Tag. Die kostenpflichtige beliebig viele Zyklen.

4. Smartlists

Intelligente Listen sind es, die einer Aufgabenverwaltung erst die Kraft geben. Dies sind Filter nach selbstdefinierten Kriterien. Beispielsweise könnten Sie alle Tasks filtern, die die höste Priorität besitzen und morgen fällig sind oder alle Aufgaben mit einer Zeitschätzung von zwei Stunden. Auch hier ist die Grenze nur Ihre Fantasie.

RTM_Suche

5. Smartlist Tasks können sortiert werden

Ein Punkt, der sich unscheinbar anhört, jedoch im Alltag so praktisch sein kann. ToDoist bietet diese Option beispielsweise nicht. Mit dieser Funktion können Sie die vordefinierten Filter nach Priorität, Zeit oder Bezeichnung sortieren. Dies obwohl die Smart-List keine echte Liste ist, sondern eine Sammlung von Aufgaben anderer Listen nach definierten Kriterien.

6. Outlook Integration

Eine native Aufgabenverwaltung über Ihr Outlook-Programm ist möglich. Auch hier bietet der Konkurrent ToDoist nur ein separates Interface innerhalb der Anwendung Outlook. Eine echte Integration bietet Ihnen nur Remember The Milk.

7. Evernote Integration

Erstellen Sie in Evernote einen Reminder, erscheint dieser automatisch als terminierte Aufgabe in RTM. Haken Sie die Aufgabe als erledigt ab, geschieht dies auch im Evernote-Account. Haben Sie Notizen oder Daten an den Evernote-Reminder gehängt, erscheint diese Notiz als kleines anklickbares Symbol in der Aufgabe.

RTM-Evernote

8. Listen für Bekannte oder die Öffentlichkeit Freigeben

Teilen Sie einfach Ihre Projekte mit anderen. Sie können Listen mit anderen registrierten Mitgliedern gemeinsam bearbeiten oder einen öffentlichen Link erzeugen.

9. Zeitschätzung und Prioritätenvergabe auf Knopfdruck

Zeitschätzungen helfen Ihnen dabei, den zeitlichen Aufwand von einzelnen Aufgaben und ganzen Projekten im Blick zu behalten. Diese Option finden Sie bei ToDoist beispielsweise nicht. Praktisch ist vor allem, dass die Zeitangaben einzelner Tasks automatisch in der Projekt- bzw. Listenansicht addiert werden. Die dringlichen Aufgaben können Sie per Knopfdruck schnell farblich hervorheben und somit priorisieren. Es genügt ein Druck auf die Tasten 1, 2 oder 3 und Sie teilen das Wichtige vom Unwichtigen.

10. Erinnerung per SMS, Email oder Push-Nachricht

Zeitlich frei konfigurierbar sind die Erinnerungen, die Sie in der Premium Variante auch als Push-Nachricht oder SMS erhalten können. Ebenso können Sie konfigurieren, ob Sie 10 Minuten oder ein paar Stunden vor der Aufgabe erinnert werden möchten. In der kostenlosen Version erinnert Sie RTM mittels E-Mail am Morgen vor der Fälligkeit.

11. Kalenderintegration in der kostenfreien Variante

Die Kalenderintegration mittels iCal-Format passt in die gängigen Kalender wie Google Calendar oder iCal von Apple. Hier können Sie wählen, ob nur einzelne Listen oder alle terminierten Aufgaben als Event eingetragen werden. Wer viel mit dem Google Calendar arbeitet, finden ebenfalls eine beidseitige Integration, die die Taskbearbeitung und Eingabe direkt aus der Anwendung ermöglicht.

12. Orte für Aufgaben bestimmen

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Eine Ortsangabe für die Aufgabenverwaltung ist nützlicher als Sie im ersten Moment denken. Denn bei Remember The Milk funktioniert diese sehr intelligent. Betreten Sie eine definierte Zone, werden Sie mittels Smartphone erinnert. Es gibt viele Aufgaben, die Sie nicht zeitlich, dafür aber ortsbezogen aktivieren können. Beispielsweise können Sie daran erinnert werden, ein WLAN Passort an einem bestimmten Ort zu ändern.

13. Die Schwächen

Der Ordnung halber seien die Schwächen erwähnt. Dies sind im Wesentlichen das Fehlen von Subtasks, die etwas in die Jahre gekommene Webapp und das Fehlen einer Mac Desktop Lösung. Hier kann berechtigterweise Kritik geübt werden. Durch die fehlenden Subtasks gibt es aber nur auf den ersten Blick einen Nachteil. Eine sehr viel teurere Applikation wie Nozbe, nach der Getting Things Done Theorie von David Ellen erstellt, setzt ebenfalls auf ein Weglassen der Subtasks. Die Begründung ist, dass eine flache Hierarchie besser geeignet ist, produktiver zu arbeiten.

In RTM lässt sich dieser Fakt aber ganz einfach mit der Task-Beschriftung ändern. So kann der Haupttask/Meilenstein ganz einfach eine 1 haben oder Sie nutzen eine der drei Prioritätsfarben als jeweiligen Überpunkt. Auch können die Notizfelder jedes Tasks für Unteraufgaben genutzt werden.

Zum Abschluss bleibt anzumerken, dass der Autor keinerlei Verbindung zu RTM hat und es sich auch um keinen Artikel mit finanziellem Vorteil handelt. Es ist lediglich der Bericht eines begeisterten Nutzers.

Wie sehen Ihre Erfahrungen mit dieser Anwendung oder vergleichbaren aus?