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Ein gutes Projektmanagement ist für jeden berufstätigen wichtig. In der Hektik des Alltags geht uns allzu oft die Struktur verloren. Das Projektmanagement verkommt zur lästigen Nebenaufgabe.

Wir reagieren nur noch auf Fehlentwicklungen und verpassen die Chance selbst zu agieren. Dabei kann dieses eigentlich trockene Thema zu einer angenehmen und vielleicht sogar interessanten Aufgabe werden.

Grundsätzlich sind zwei wesentliche Faktoren entscheidend: die Methodik und die Applikation. Ich verwende bewusst das Wort Applikation, da der Begriff Software die klassische, haptische Variante mit Papier und Stift nicht beinhaltet.

Als klassische Variante ist noch immer das gute alte TimeSystem zu empfehlen. Es bietet professionelle Vorlagen und einen ganzheitlichen Ansatz, vom Jahresplan, Monatsplan, Tagesplan, bis zum detaillierten Projektplan.

Ein Notizbuch für Evernote auf dem Tisch, daneben ein Kaffee

Die von mir präferierten Lösungen sind jedoch digital. Es gibt viele Tools mit denen sich Projekte realisieren lassen. So zum Beispiel ToDoist oder Asana, das ich in diesem Beitrag genauer vorgestellt habe. Es eignet sich nicht nur für die Organisation eines Individuums, sondern auch für große Teams und Unternehmen.

Evernote ist kein spezielles Tool für diesen Bereich ist, sondern eher ein Allround-System mit Projektmanagement-Fähigkeiten.

Der Vorteil von Evernote ist eben gerade die Vielfältigkeit des Systems. So kann neben der Projektplanung selbst auch noch alles wichtige im Umfeld, wie Adressen, Visitenkarten, Bild-, Ton- und Video-Material, Dokumente, E-Mails und vieles mehr archiviert, organisiert und verfügbar gemacht werden.

Wichtig bei der Verwendung von Evernote für diese Aufgabe ist, dass man sich die Struktur selbst erarbeitet und dann in das System überträgt.

Geht es um das koordinierte Projektmanagement auf Unternehmensbasis, sollten noch die Faktoren Organisation (organisatorische Verankerung) und Qualifizierung (Mitarbeiter) berücksichtigt werden. In diesem Beitrag geht es primär um die eigenverantwortliche Organisation eines Projektes im Business Alltag.


Focus on being productive instead of busy – Timothy Ferriss

Ich persönlich benötige eine Methode, die so einfach wie möglich und so komplex wie nötig ist. Die wesentlichen Projektmanagement-Faktoren müssen enthalten sein und gleichzeitig darf im Alltag der Arbeitsfluss nicht gestört werden. Einen exzellenten Ansatz bietet die Top-Down Methode.

Der klassische Ansatz, der unter anderem auch vom TimeSystem verwendet wird, ist aus der Papiergeneration gut in das digitale Zeitalter übertragbar. Diese Methode liefert dem ambitionierten Planer immer den Blick vom Wesentlichen bis ins kleinste Detail.

Aber genug der vielen Worte, machen wir es konkret. Hier ein Plan wie man Ihn beispielsweise in Evernote erstellen und nutzen kann. Zunächst benötigen wir einen Container, der das Projekt beinhaltet. Dies kann ein Notizbuch oder Schlagwort sein. Die einzelnen Punkte werden durch die Notizen gebildet:

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#Thema

Da wir die Top-Down Methode verwenden, wird das große Thema ganz nach oben gestellt. Hier sollte zwecks Überblick der Anlass selbst ausführlich beschrieben werden. Beispielsweise kann beschrieben werden, was dieses Projekt ausmacht, was die Charakteristika dieses Projekts sind, welche Konkurrenten teilnehmen, wie das Projekt qualitativ und quantitativ einzuordnen ist, etc.

1. Termine und Personen

Wann beginnt das Projekt, wann endet es, welche weiteren Kontrolltermine gilt es zu beachten. Welche Personen stehen Ihnen zur Verfügung. Wie ist Ihr Team besetzt. Wer hat welche Stärken und Präferenzen, etc.

2. Ziele

Definieren Sie Ihre Ziele exakt und detailliert. Dabei ist es wichtig die Ziele möglichst zu operationalisieren. Konkret sollten die Ziele klar formuliert und messbar sein. Sollten Sie als Ziel haben, neue Geschäftskontakte zu knüpfen, ist es wichtig aus der wagen Formulierung eine klare Größe zu machen. Eine Formulierung könnte lauten: Gewinne mindestens 10 neue Geschäftskontakte. Dies kann nun in einem Programm wie Evernote mit einer Checkbox versehen werden und auswertbar gemacht werden. Somit kann nach dem Projekt das Gelingen oder verfehlen eines Ziels schnell erfasst werden.

3. Aufgaben

Die Aufgaben können Sie in Evernote idealerweise mittels einer Tabelle erstellen. Hierbei ist jede einzelne Aufgabe klar zu erfassen und immer einer Person zuzuordnen. Zu jeder Aufgabe und jeder Person gehört unbedingt jeweils ein Startdatum und eine Deadline. Gut, aber nicht unbedingt erforderlich ist es, eine Priorisierung der Aufgaben einzubauen. In Evernote kann dies in einer Tabelle mit Zahlen und Checkboxen erledigt werden.

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4. Ressourcen

Schreiben Sie detailliert Ihre vorhanden Mittel und Möglichkeiten bzw. Ressourcen auf. Dies sind insbesondere die finanziellen Ressourcen, also das Budget, das verfügbare Zeitkontingent und die vorhandenen Materialien, etc.

5. Milestones

Die Meilensteine sind eine der wesentlichen Größen für ein gutes Gelingen. Was sich zuerst geheimnisvoll anhört, meint im Wesentlichen die einzelnen Projektphasen. Also bei einer Messe wären das zum Beispiel die Standreservierung, Standplanung, der Aufbau, der Abbau, etc.

6. Kritische Erfolgsfaktoren

Hier haben Sie die Chance, für sich selbst die Klarheit zu gewinnen, welches die wesentlichen Faktoren für das Gelingen eines Projektes sind. Bei einer Messe wäre dies exemplarisch der gute Standort.

7. Ergebnisse

Erfassen Sie schonungslos die Ergebnisse und vergleichen diese mit dem Soll. So kann klar erkannt werden, ob ein Ziel erreicht, verfehlt oder vielleicht sogar übertroffen wurde.

8. Bewertung

Analysieren Sie ausführlich das Warum. Warum gewannen Sie mehr Geschäftspartner als erwartet oder eventuell weniger neue Kundenkontakte als geplant? Erfassen und bewerten Sie dies möglichst genau. Nehmen Sie sich für diesen Punkt besonders viel Zeit. Die gute Analyse erlaubt es Ihnen Ansatzpunkte und Verbesserungspotentiale für das nächste Projekt zu finden und sich somit stetig weiterzuentwickeln.

Vergessen Sie den Spaß bei der Arbeit nicht! Mit dem richtigen Programm, wie Evernote oder Asana, kann und soll die Selbstorganisation auch Spaß machen. Denn nur wer sich für ein Projekt begeistern kann, wird nach optimalen Lösungen suchen und auch die richtigen finden.

Wie kriege ich die Dinge geregelt. Hier finden Sie eines der bekanntesten Konzepte für die Selbstorganisation. GTD ist vielfach erprobt und ich nutze es auch selbst mit Begeisterung, allerdings etwas modifiziert und auf meine Bedürfnisse angepasst.